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5 aplicativos essenciais para um empresário contábil

5 aplicativos essenciais para um empresário contábil

13/03/2019

Diga-me quais aplicativos você usa no seu smartphone e te diremos qual tipo de empresário contábil você é!

Pode parecer brincadeira, mas a verdade é que, num mundo tão digitalizado e repleto de facilidades ao alcance dos dedos como o atual, o empreendedor contábil que ainda não evoluiu para aproveitar as diferentes oportunidades de otimizar o dia a dia no trabalho está, definitivamente, se tornando um profissional engessado.

Aquela ideia de que só dá para trabalhar sentado à frente do computador já ficou para trás. O contador moderno é aquele que compreende as mudanças ocorridas e busca aproveitá-las também no seu negócio, usufruindo das inúmeras plataformas criadas com o objetivo de facilitar o cotidiano da empresa.

Se você já está atento a essa evolução, que tal conhecer alguns dos aplicativos que podem ser úteis para a sua empresa de contabilidade?

As dicas são baseadas na prática do dia a dia da Marco Contabilidade Consultiva.

1. Google Drive

Você provavelmente já ouviu falar da plataforma de hospedagem em nuvem do Google. Mas o questionamento é: seu negócio já está atento à facilidade de manter todos os arquivos importantes na nuvem?

Boa parte das empresas contábeis tradicionais ainda guarda os arquivos somente em servidores locais, mas o armazenamento digital em locais seguros como a plataforma do Google Drive é uma maneira bem mais eficiente de garantir o fácil acesso a todos os documentos onde quer que você ou seus funcionários estejam. Além de permitir o trabalho remoto – ou seja, é possível executar tarefas mesmo não estando na sua máquina principal, acessando o aplicativo pelo celular, tablet ou notebook –, contar com a segurança de ter todos os arquivos guardados em um outro local (o precioso backup) é uma maneira de evitar perda de documentos importantes.

Mas não se trata só de armazenamento. O Drive permite ainda que os documentos sejam criados dentro da plataforma, facilitando também o compartilhamento com outras pessoas, o que é especialmente útil para o caso de arquivos que serão utilizados por diferentes membros da equipe. Planilhas, apresentações e textos podem ser formatados por meio das ferramentas próprias do Google. A partir daí, é só organizar tudo, permitir o acesso de cada uma conforme necessário e controlar/acompanhar mudanças pelo app.

 

 

2. Google Hangouts

Mais uma facilidade do Google, o Hangouts é uma plataforma simples de comunicação, que pode ser utilizada para qualquer fim. Mas por que, então, inseri-lo como uma dica especificamente para o contador?

Trata-se de uma estratégia de foco para o time. No dia a dia da empresa, ter uma ferramenta que permita a comunicação rápida entre funcionários, nos moldes de um chat, facilitará bastante a resolução de demandas, permitindo tirar dúvidas de maneira mais ágil e sem pausas no trabalho. No entanto, é indicado fazer o uso de ferramentas ou apps diferentes daqueles utilizados pelo funcionário para uso pessoal, como o popular WhatsApp. Misturar os assuntos profissionais aos pessoais pode transformar um simples acesso ao app para iniciar uma conversa em um limbo de dispersão do trabalho, para responder aquela mensagem pendente ou visualizar grupos.

Na Marco Contabilidade Consultiva, o Hangouts é a opção usada para a comunicação interna, mas há várias outras opções disponíveis para organizar as conversas do cotidiano da empresa, como o Telegram ou o Slack. Aproveite a facilidade para criar grupos dos setores e manter toda a equipe atualizada e motivada.

 

5 aplicativos essenciais para um empresário contábil

 

3. Google Keep

Um aplicativo que permita guardar com agilidade aquelas anotações do dia a dia é essencial. E como o Google é o rei das soluções, ele também disponibiliza o Google Keep, que nada mais é que um “bloco de notas digital”. Por meio do app, você pode guardar todas as suas ideias (por meio de texto, imagens ou transcrição automática de áudios), criar listas e lembretes, organizando-os de maneira personalizada.

Todas as informações ficam armazenadas para acesso a qualquer hora, seja no smartphone, tablet, computador ou relógios inteligentes. Ótimo para registrar os insights de uma reunião ou aquela ideia que surge enquanto você está numa outra atividade.

 

5 aplicativos essenciais para um empresário contábil

 

4. G-Click

Uma maneira de acompanhar a inovação do mercado contábil é fazer uso dos softwares específicos para a gestão dos processos comuns ao universo da contabilidade. O G-Click é uma dessas plataformas, que permite ter um panorama de todas as tarefas divididas por setor e que possibilita ainda que o gestor delegue ações, consulte históricos, monitores resultados e mantenha todos os serviços em dia. Para os funcionários, também fica mais fácil acompanhar tudo o que precisa ser feito, de maneira centralizada e organizada.

Depois da contratação da plataforma, é possível acessar o painel tanto por meio do computador/notebook quanto pelo smartphone por meio do site (ainda não há app disponível), atualizando em tempo real e criando chamados a qualquer momento, o que pode ser muito útil para as demandas urgentes do cotidiano. Outra facilidade é a criação de atividades automatizadas, otimizando o tempo para as tarefas repetitivas.

 

5 aplicativos essenciais para um empresário contábil

 

5. Pipedrive

Como está a gestão das vendas do seu negócio contábil? Essa é uma preocupação que deve ser prioridade para alcançar bons resultados. Hoje, ferramentas como o Pipedrive ajudam a fazer o CRM (Customer Relationship Management, que em português pode ser traduzido como Gestão de Relacionamento com o Cliente) de maneira automatizada, tornando todo o processo de venda mais preciso e eficaz.

Pelo Pipedrive, é possível rastrear automaticamente e-mails, fazer o gerenciamento do funil de vendas, atividades e metas, e ainda gerar formulários, relatórios e previsões de vendas. A plataforma mostra de maneira clara todo o desempenho e permite acompanhar a evolução dos processos e as atividades concluídas. O principal benefício de fazer uso da plataforma é manter o olhar atento às oportunidades, falhas e necessidades para uma boa compreensão do negócio. Por meio do app, fica ainda mais simples fazer o acompanhamento a qualquer hora.

 

5 aplicativos essenciais para um empresário contábil

 

Não pense que a lista de aplicativos úteis para a sua empresa contábil se encerra aqui! Há muitas formas de modernizar os diferentes processos que ocorrem diariamente no negócio, e manter tudo na palma da mão é uma maneira de tornar a gestão mais prática para você e para sua equipe. Até mesmo os aplicativos comuns do dia a dia podem ser aproveitados em algum processo – no caso do serviço de BPO Financeiro, por exemplo, o Whatsapp é utilizado para que clientes enviem com facilidade seus documentos para a empresa.

O importante é estar sempre aberto e atento às oportunidades que o ambiente digital proporciona. Essa é uma parceria que pode render excelentes resultados para o seu negócio contábil!

Tem alguma dica sobre como ela tem ajudado sua empresa? Interaja conosco pelas redes sociais!

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