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A sua empresa está preparada para o eSocial?

A sua empresa está preparada para o eSocial?

29/01/2018

Empresário, você já deve ter assistido ao programa Big Brother Brasil, em que os participantes são monitorados 24 horas por dia, com dezenas de câmeras e microfones espalhados por uma casa.

Há alguns anos, gradativamente as empresas estão sendo convidadas a entrar em uma "casa" como essa, através do projeto SPED (Sistema de Escrituração Pública Digital), que monitora diversos parâmetros da vida de uma organização. Ele é composto pelos seguintes módulos:

 

  • ECD (Escrituração Contábil Digital)
  • ECF (Escrituração Contábil Fiscal)
  • EFD (Escrituração Fiscal Digital) Contribuições
  • EFD (Escrituração Fiscal Digital) ICMS
  • EFD (Escrituração Fiscal Digital) IPI
  • EFD (Escrituração Fiscal Digital) Reinf
  • e-Financeira
  • eSocial
  • MDF-e (Manifesto Eletrônico de Documentos)
  • CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico)
  • NF-e (Nota Fiscal Eletrônica)
  • NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica)
  • NFS-e (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica)

 

Tudo isso só é possível devido ao aumento no "apetite do leão" (Receita Federal, Estadual e Municipal) e à implantação da tecnologia da informação dentro da malha fiscal. Neste artigo nós vamos falar com mais detalhes do eSocial.

 

 

O que é o eSocial?

O eSocial é um módulo do projeto SPED que pretende unificar a entrega das obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais em todo país.

De maneira gradativa, o eSocial pretende substituir algumas obrigações acessórias das empresas, como a RAIS, DIRF, CAGED, SEFIP e outras informações relacionadas ao Departamento Pessoal (obrigações trabalhistas e previdenciárias), Saúde e Segurança do Trabalho.

  • O eSocial foi instituído em 2014 com o intuito de consolidar os bancos de dados e processos do Ministério do Trabalho e Emprego, da Seguridade Social, da Caixa Econômica Federal e da Receita Federal;
  • A proposta do eSocial é revolucionar a maneira com que as empresas passam as informações trabalhistas aos órgãos reguladores responsáveis;
  • O eSocial não cria nenhuma obrigação jurídica material nova (novo imposto, mudança na relação entre empregador e empregado etc), mas ela vai obrigar o cumprimento das obrigações já previstas na CLT (Consolidação das Leis do Trabalho), sob pena de aplicação de multas e realização de fiscalizações espontâneas.

 

Quais as vantagens do eSocial e os investimentos para ele funcionar?

Mas o eSocial não significa somente pontos ruins. Listamos quatro vantagens e três medidas que deverão ser tomadas para a implantação do novo mecanismo. Seguem abaixo:

Vantagens:

  • Redução da burocracia;
  • Maior organização de informações sobre empregados;
  • Redução de obrigações ao longo da implementação;
  • Maior automação de tarefas.

 

Investimentos:

  • Gastos com implantação e softwares preparados ao eSocial;
  • Fiscalização mais ágil e eletrônica;
  • Necessidade de revisão de processos internos.

 

 

Como vai funcionar?

A internet, a tecnologia e a praticidade formam, juntas, o trio que caracteriza a funcionalidade do eSocial.

Na hora de realizar o envio de eventos, o usuário poderá utilizar o Web Service e o Portal Web e assim efetuar todas as validações diretamente na internet. Dessa forma, o sistema dispensa o uso de um Programa Gerador de Declaração (PGD) para criar a transmitir os eventos.

Assim, através de uma ligação direta entre a empresa e o eSocial, a organização poderá criar um evento e preencher os campos diretamente na internet, através do portal do programa.

Caso a empresa não queira investir na mudança de software, poderá utilizar ERP da empresa de contabilidade, desde que ele já esteja adaptado às novas obrigações, como é o caso do software Domínio, utilizado pela Marco Contabilidade Consultiva.

A empresa também terá a liberdade para escolher a melhor maneira de enviar suas informações diárias, desde que tenha o pleno controle sobre a maneira de envio.

 

ATENÇÃO!

Informação importante sobre esse procedimento: o comando de todas as atividades será feito através de um Certificado Digital. Portanto, se a sua empresa ainda não tem um certificado digital do tipo A1 (arquivo eletrônico), entre em contato com os nossos consultores para providenciar o seu.

 

Conheça as principais obrigações que poderão ser informadas no eSocial

 

Abaixo, a lista das principais obrigações:

  • Admissão e demissão
  • Férias
  • Afastamento Temporário
  • Alteração da Jornada de Trabalho
  • Alteração de Salário
  • Apuração de Débitos e Créditos Tributários Federais
  • Aviso Prévio
  • Atestado de Saúde Ocupacional
  • Cadastro de Benefícios Previdenciários
  • Condições Ambientais do Trabalho
  • Comunicação de Acidente de Trabalho
  • Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (DIRF)
  • Geração do Documento de Arrecadação de Receitas Federais (DARF)
  • Folha de Pagamento
  • Monitoramento da Saúde do Trabalhador
  • Recolhimento da Contribuição Patronal Previdenciária
  • Recolhimento da Contribuição Previdenciária do Trabalhador
  • Recolhimento do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS)
  • Recolhimento do Imposto de Renda Pessoa Física
  • Recolhimento de Indenização Compensatória (multa do FGTS)
  • Reintegração
  • Relação Anual de Informações Sociais (RAIS)

Todas essas obrigações devem ser entregues conforme os prazos e exigências previstos na CLT.

Por exemplo, se a empresa quiser conceder férias para um funcionário, ela só poderá fazê-lo se o aviso de férias estiver sido protocolado no eSocial com 30 dias de antecedência ao primeiro dia de gozo.

Caso a empresa não respeite esse prazo, estará sujeita à aplicação de multa e fiscalização espontânea pelo Ministério do Trabalho.

  • Veja que será necessário profissionalizar todos os processos de regatão de pessoas e ter um Contador Consultor ao seu lado será crucial para superar esse desafio.

 

 

5 multas que sua empresa poderá sofrer se não se adaptar

As empresas que não se adequarem poderão ser multadas por isso. Abaixo, listamos 5 tipos de multas para que você possa consultar e já se precaver.

 

1 – Automatização da Folha de Pagamento

Muitas variáveis vão impactar a Folha de Pagamento a partir de agora. O documento deverá ser preenchido de acordo com as novas regras e é preciso que tanto o RH quanto a Contabilidade se atentem para que a empresa não seja punida.

  • Valor da multa: a partir de R$ 1.812,17.

 

2 – Pagamento de Férias

Os pagamentos devidos referentes às férias precisam ser feitos dentro da data limite e sem atrasos. O RAIS e o FGTS também serão substituídos pelo eSocial.

  • Valor da multa: entre R$ 10,64 e R$ 106,41.

 

3 – Admissão de funcionário deve ser comunicada antes do início efetivo do trabalho

Agora, com o eSocial, o empregador não terá mais aquele prazo de até sete dias para enviar as informações dele ao CAGED. O comunicado, na nova modalidade, deverá ser feito um dia antes do colaborador começar a trabalhar. Se for o caso, a data de início do trabalhador deverá ser adiada.

  • Valor da multa: punição de acordo com o artigo 47 da CLT, chegando a até R$ 3.000,00 por empregado.

 

4 – Alterações de contratos ou cadastros devem ser informadas

Quando for necessário, o empregador deverá alterar os contratos assinados ou as alterações necessárias no cadastro de um empregado. Essas mudanças deverão ser feitas obrigatoriamente durante o período do vínculo empregatício.

  • Valor da multa: R$ 402,54

 

5 – Realização de exames médicos

Essa mudança vale para todas as modalidades de exames médicos: admissional, demissional, periódico ou relacionado a uma mudança de cargo. Se deixar de fazer qualquer um desses procedimentos, a empresa será multada imediatamente. O Atestado de Saúde Ocupacional deve sempre ser enviado à plataforma das datas às quais ele se fizer necessário.

  • Valor da multa: entre R$ 402,53 e R$ 4.025,33.

 

 

O cronograma de implantação do eSocial

Etapa 1 - Empresas com faturamento anual superior a R$ 78 milhões:

  • Fase 1: Janeiro/18: Apenas informações relativas às empresas, ou seja, cadastros do empregador e tabelas;
  • Fase 2: Março/18: Nesta fase, empresas passam a ser obrigadas a enviar informações relativas aos trabalhadores e seus vínculos com as empresas (eventos não periódicos), como admissões, afastamentos e desligamentos;
  • Fase 3: Maio/18: Torna-se obrigatório o envio das folhas de pagamento;
  • Fase 4: Julho/18: Substituição da GFIP (Guia de Informações à Previdência Social) e compensação cruzada;
  • Fase 5: Janeiro/19: Na última fase, deverão ser enviados os dados de segurança e saúde do trabalhador.

 

Etapa 2 - Demais empresas privadas, incluindo Simples, MEIs e pessoas físicas (que possuam empregados):

  • Fase 1: Julho/18: Apenas informações relativas às empresas, ou seja, cadastros do empregador e tabelas
  • Fase 2: Set/18: Nesta fase, empresas passam a ser obrigadas a enviar informações relativas aos trabalhadores e seus vínculos com as empresas (eventos não periódicos), como admissões, afastamentos e desligamentos
  • Fase 3: Nov/18: Torna-se obrigatório o envio das folhas de pagamento
  • Fase 4: Janeiro/19: Substituição da GFIP (Guia de informações à Previdência Social) e compensação cruzada
  • Fase 5: Janeiro/19: Na última fase, deverão ser enviados os dados de segurança e saúde do trabalhador

 

Etapa 3 - Entes Públicos:

  • Fase 1: Janeiro/19: Apenas informações relativas aos órgãos, ou seja, cadastros dos empregadores e tabelas
  • Fase 2: Março/19: Nesta fase, entes passam a ser obrigadas a enviar informações relativas aos servidores e seus vínculos com os órgãos (eventos não periódicos) Ex: admissões, afastamentos e desligamentos
  • Fase 3: Maio/19: Torna-se obrigatório o envio das folhas de pagamento
  • Fase 4: Julho/19: Substituição da GFIP (guia de informações à Previdência) e compensação cruzada
  • Fase 5: Julho/19: Na última fase, deverão ser enviados os dados de segurança e saúde do trabalhador

 

Entre em contato conosco para que possamos esclarecer todas as suas dúvidas sobre o eSocial. Aqui na Marco Contabilidade Consultiva, estamos sempre prontos para te ajudar. 

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