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BPO Financeiro: Como começar?

BPO Financeiro: Como começar?

13/12/2018

No meio das inúmeras responsabilidades e processos que envolvem o dia a dia das empresas, pode ser difícil encontrar o espaço e o tempo para manter o foco no core business, ou seja, às atividades que são o núcleo do negócio. Um bom contador consultor, preocupado em encontrar soluções que tornem mais proveitosa a rotina na empresa de seu cliente, pode fazer a diferença ao propor meios para que o empresário se dedique às atividades principais da melhor forma possível, sem prejudicar os setores secundários. O BPO Financeiro é uma dessas soluções, carregada de benefícios estratégicos, tanto para o cliente empresário, quanto para a empresa de contabilidade.

Não sabe o que significa o termo e quais são as vantagens de aplicá-lo em sua empresa de contabilidade? Então acompanhe!

“BPO”?

Para entender do que se trata o BPO Financeiro, é só iniciar descobrindo o significado da sigla: BPO (Business Process Outsourcing). Na tradução, significa basicamente a terceirização de processos de negócio. No caso do BPO Financeiro, especificamente a terceirização do processo de gestão financeira.

O serviço diz respeito a oferecer a possibilidade de que seu cliente, dono de uma empresa, conte com sua empresa contábil para assumir a responsabilidade de determinadas partes do trabalho relacionado à gestão financeira do negócio dele. A depender da estrutura, perfil e porte da empresa, o BPO financeiro pode ser a solução ideal, diante de alguns problemas comuns enfrentados, como:

- A empresa tem pessoal reduzido ou não possui um funcionário com expertise na área financeira para assumir a função;

- O processo que está sendo utilizado apresenta falhas e não há interesse e conhecimento do gestor em se envolver com essas atividades;

- O controle financeiro atual é feito manualmente, ou seja, falta um sistema adequado que otimize a execução das tarefas.

Por que investir?

Não pense que oferecer o serviço de BPO Financeiro trará vantagens somente para o cliente atendido, ao ajudar nas questões acima. Você também sai ganhando! Isso porque o BPO traz um fator de diferenciação ao negócio: trata-se de um dos serviços relacionados à Contabilidade Consultiva, uma modalidade crescente e cada vez mais buscada no mercado, capaz de incluir a empresa em um processo mais profundo que somente os serviços da conformidade legal, aproximando-a da gestão do negócio dos clientes.

Além disso, os benefícios também serão sentidos financeiramente. O serviço traz uma receita recorrente vinda dos honorários referentes à terceirização, e o valor, por muitas vezes, é tão grande ou maior que o honorário dos serviços de assessoria contábil. O fato de lidar diretamente com o controle financeiro da empresa do cliente, demonstrando o domínio dos números e de todos os processos internos, traz um valor agregado para o qual o cliente geralmente se disposto a pagar mais caro, em comparação com o mero cumprimento das obrigações acessórias (boa parte das quais ele até desconhece).

Serviços envolvidos

A aplicação prática do BPO Financeiro pode incluir diferentes etapas, a depender das necessidades da empresa. Estes são alguns dos serviços mais comuns a oferecer:

- Gestão de contas a pagar e receber

Nas contas a pagar, a rotina inclui lançar contas a pagar no software financeiro, podendo até mesmo realizar agendamentos no internet banking para o cliente autorizar; já o controle das contas a receber trata do lançamento das contas a receber, podendo incluir os serviços de emissão de boletos bancários e/ou notas fiscais.

- Conciliação bancária

É uma das delegações mais comuns do BPO Financeiro: fazer a conciliação diária das movimentações e de todas as rotinas financeiras do negócio do cliente, para garantir que os saldos batam sempre com o que consta no banco.

- Gestão da documentação

Você pode optar também por oferecer o serviço de arquivamento e auditoria de toda a documentação financeira, garantindo um controle ainda maior desse setor.

Primeiros passos

As vantagens do BPO Financeiro existem para todos os lados, como já vimos. Mas como começar a incluí-lo na cartela de serviços da empresa contábil?

A dica de ouro é: comece de dentro pra fora. A melhor forma de apresentar com segurança um serviço é demonstrar como você faz no seu próprio negócio, utilizando sua empresa contábil como um espelho. Portanto, é hora de organizar a casa financeiramente, de maneira profissional.

A primeira recomendação é fazer uso de um sistema de gestão financeira. A opção mais indicada é o ContaAzul, que reúne a maior parte das ferramentas necessárias para todas as principais atividades (controle financeiro, automatização da emissão de boletos e notas fiscais, além da importação dos extratos bancários), de maneira simples e com excelente custo-benefício. O sistema permite, após o cadastro, a utilização de uma conta gratuita para a empresa contábil.

Depois de preencher todos os cadastros, é preciso delegar um profissional responsável pelas funções associadas, como a conciliação bancária diária e a gestão de todas as contas. O exercício de dominar a gestão financeira da empresa capacitará esse profissional a implantar o mesmo serviço para os clientes e ainda treinar novas pessoas.

Depois que a empresa estiver capacitada a oferecer o serviço, é a hora de definir todo o processo para vendê-lo de forma clara e completa. Para isso, deve-se mapear os processos da rotina financeira, definindo suas etapas; definir as ferramentas a serem utilizadas; padronizar as atividades, sempre com atenção para possíveis melhorias necessárias; e ainda treinar a equipe para que se familiarizem com a metodologia.

Acerte no público-alvo

Apesar de toda empresa precisar de uma gestão financeira eficiente, o BPO Financeiro pode ser mais interessante para certos perfis de empresa. Mais especificamente, essa solução será adequada para empresas prestadoras de serviço de pequeno porte. Por quê? Vamos por partes.

Em primeiro lugar, as empresas de comércio ou indústria exigem, do setor financeiro, o envolvimento com outras atividades administrativas e operacionais mais complexas, como emissões de nota de saída, devolução de mercadoria, controle de estoque, entre outras. Pode ser mais difícil realizar uma gama tão grande de serviços remotamente, sem gerar problemas operacionais.

Já o foco nas pequenas empresas é indicado porque as empresas de maior porte geralmente atuam com setores internos contendo os profissionais especializados na gestão financeira, porque consideram mais fácil realizar o controle internamente, diante de volumes tão grandes de informações e processos.

Com base em todas essas informações, você acredita que o BPO Financeiro é uma boa oportunidade para sua empresa de contabilidade? Então, dê o start! Reúna uma equipe de profissionais e inicie os primeiros passos. A contabilidade consultiva amplia as possibilidades da sua empresa estar ainda mais presente no dia a dia do seu cliente.

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