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Gestão de crise em tempos de Covid-19: Planejamento é a chave

Gestão de crise em tempos de Covid-19: Planejamento é a chave

14/04/2020

Ainda nos primeiros meses deste ano, o mundo já precisou aprender a lidar com enormes adaptações. A demanda urgente e prioritária pela saúde pública causada pela pandemia do novo Coronavírus levou à necessidade de rever temporariamente hábitos e costumes comuns, o que afetou de forma direta e indireta os mais variados âmbitos.

Como os jornais brasileiros têm noticiado, já é possível afirmar que um dos efeitos da pandemia está sendo sentido também no mercado, de forma mais ou menos impactante para determinados setores da indústria e de serviços.

Como lidar com todas as preocupações decorrentes desse cenário?

As principais lições que podem ajudar empresários nesse momento estão nas estratégias de gerenciamento de crise.

Ao contrário do que muitos pensam, a hora certa de acionar um gerenciamento de crise não é quando os problemas chegam e se tornam difíceis de controlar. Pelo contrário, as informações que já têm circulado são suficientes para que a gestão aja de forma estratégica e se antecipe nos planejamentos necessários para diminuir riscos e danos decorrentes dos impactos financeiros da crise causada pela pandemia.

Todo o trabalho deve se iniciar pelo reconhecimento de como a crise pode afetar seu negócio (ou já tem afetado) e de que forma será possível agir diante da situação mantendo a principal prioridade - a segurança de todos.

As respostas dadas desde agora podem ser a chave para o equilíbrio no futuro.

Para entender como iniciar um planejamento para lidar com a crise e seus impactos, continue a leitura!

 

Estabeleça uma equipe de confiança

Em primeiro lugar, independentemente do porte da empresa, é indicado direcionar membros da equipe à frente das análises e decisões relacionadas ao gerenciamento das questões relevantes à crise, ainda que elas não estejam em estado preocupante. 

Habilidades de comunicação e relações públicas, prática jurídica, gerenciamento financeiro e de projetos podem ser especialmente úteis nesse momento, por isso vale incluir no time pessoas com tais perfis.

Caso a empresa conte com número limitado de funcionários, não é necessário criar um comitê completo, mas ainda assim, delegar pessoas de confiança para a administração das informações e ações é uma maneira segura de garantir que nada passe em branco por falta de direcionamento ou deslize de atenção. Quanto mais definidas estiverem as atribuições e responsabilidades individuais, mais fácil manter controle da situação.

Tão importante quanto a definição do planejamento - que veremos mais à frente - serão o treinamento e orientações dadas à equipe para sua execução. Como gestor, há uma grande responsabilidade nesse sentido!

Lembre-se que, além de delegar, é importante formalizar junto a todos os funcionários a existência da equipe específica para a frente de gestão de crise, para que haja autonomia na tomada de decisões e compreensão das hierarquias existentes.

 

Trabalhe com os fatos

Em momentos incertos e confusos, uma das ações mais estratégicas que se pode tomar é basear e apoiar decisões somente naquilo que é certo. Situações com proporções mundiais como é o caso de uma pandemia dificultam esse objetivo, já que as informações circulam em ritmo extremamente acelerado, mas é preciso ter esforços dobrados para sustentar ações somente em dados confiáveis e informações oficiais.

Por isso, considere incluir nas responsabilidades de sua equipe de confiança o levantamento e monitoramento de notícias e dados, já que em muitos momentos essas são as principais ferramentas para a tomada de decisões, e a precisão e agilidade para captá-los e compreendê-los é fundamental.

Além da triagem dos conteúdos jornalísticos, é importante acompanhar também o andamento e os números do mercado, a situação e as ações da concorrência, a reputação e visão da imagem da sua empresa perante seu público… Enfim, todos os fatos que podem afetar diretamente seu negócio.

De fato, o sucesso de um planejamento para gerir qualquer tipo de crise é completamente dependente das informações que são utilizadas como ponto de partida para as ações. Uma coleta precisa é o que permite formular cenários possíveis e, a partir daí, definir onde é necessário agir com precisão.

 

gestão de crises para empresas coronavirus

 

Defina as ações de modo estratégico

Com uma equipe confiável definida e treinada para coletar os dados mais importantes para o gerenciamento de crise, é hora de formular o planejamento, que nada mais é que um documento que considera:

    - Análise do cenário, incluindo a situação geral e comparativos e números que exponham as alterações sofridas na empresa no período de tempo relevante;

    - Diagnóstico, que delimita as ações necessárias para reverter e prever situações;

    - Plano tático: plano de ação dividido em ações imediatas/urgentes e a médio e longo prazo;

    - Métricas para acompanhamento, que garantem que o planejamento seja mantido ao longo do tempo.

Como o plano tático inclui ações imediatas ou urgentes, há uma demanda por agilidade na tomada de decisões. Esse é um motivo pelo qual talvez seja interessante definir certas ações previamente ou mesmo priorizar a execução do planejamento com rapidez redobrada.

Por exemplo: quando a crise brasileira da doença se instaurou, definir o home office, nos casos possíveis, foi uma decisão a ser tomada com urgência pelas empresas, visando a segurança de todos, que é a prioridade. Ainda que houvesse orientações a definir para o bom funcionamento do modelo, primeiro se deve tomar a decisão para então, com todos os funcionários em segurança, transmitir as diretrizes necessárias.

Ainda sobre o plano de ações, um passo eficiente para iniciá-lo está na listagem das prioridades - no caso atual, é claro que a saúde e segurança da equipe, clientes e comunidade devem estar em primeiro lugar, seguidas das outras questões, como reputação, financeiro, prevenção e recuperação de danos etc.

A partir daí, os estudos devem ser voltados para a exploração de todos os cenários e riscos relacionados a cada âmbito para identificar como eles podem afetar o negócio a curto, médio e longo prazo. O que está ao alcance da empresa para evitar ou se antecipar aos pontos identificados? Essas são as ações do plano tático.

Para manter o controle sobre as diferentes frentes, conte com o apoio das ferramentas online de gerenciamento de projetos existentes, que atendem às mais diversas necessidades. Alguns exemplos são o Asana, Trello e Basecamp.

 

Valorize a comunicação

Como gestor, você já deve ter ciência da relação entre liderança e boa comunicação, tanto com a equipe quanto com demais pontos de contato.

Em situações de potencial crise, a comunicação deve cumprir papel ainda mais estratégico e central. Basicamente, o conselho é: comunique tudo, o tempo todo

Isso significa, primeiramente, identificar os públicos-alvo com os quais é importante manter diálogos, como a equipe interna, consumidores, comunidade, órgãos reguladores, investidores, parceiros etc. Em seguida, defina que tipo de informações são relevantes para cada um, respondendo à pergunta: O que buscam nesse momento? São respostas, orientações, atualizações? 

A partir daí, surgirão as demandas de comunicação, que também exigem um planejamento estratégico, podendo envolver tarefas como ações nas redes sociais, elaboração de materiais de comunicação interna, e-books, boletins informativos, guias e manuais…

Profissionais com expertise na área de comunicação poderão ser especialmente úteis nesse momento, mas vale destacar que a transparência e o cuidado com as palavras devem ser levados a sério. Há muitos casos em que deslizes na forma de comunicar levam a crises muito maiores que a inicial. Muito cuidado!

De forma geral, busque manter canais de comunicação abertos para se mostrar presente e atualizado, o que ajuda ainda a manter a proximidade e lembrança na mente de seu público mesmo em um período tão turbulento. 

Priorize também o monitoramento do que está sendo dito sobre a empresa e o seu mercado de atuação nas redes sociais, para se antecipar a situações que podem prejudicar a imagem da empresa. Se necessário, fale sobre o assunto com transparência antes mesmo que informações se espalhem descontroladamente.

 

Esteja sempre à frente

Sem dúvidas, um dos principais ensinamentos quanto ao gerenciamento de crises, aplicável a qualquer realidade, é a necessidade de caminhar à frente dos eventos

A capacidade de prever acontecimentos e se antecipar a cenários indesejados é o verdadeiro segredo em situações que colocam em risco o equilíbrio da empresa. 

Por esse motivo, mantenha o olhar atento ao hoje, mas reconheça a importância de estudar o amanhã e o depois de amanhã - com a maior janela de tempo possível. Assim, você consegue se planejar para o que virá, evitando sustos e surpresas quando já não há mais tempo hábil para revertê-las. Em outras palavras, não espere o pior acontecer antes de agir.

 

Costuma-se dizer que a mensuração da resposta a uma crise é medida em meses e a recuperação, por sua vez, pode demorar ainda mais tempo. Tudo isso demanda paciência e perseverança, para colher os resultados bem mais à frente.

De todo modo, ficarão lições importantíssimas que auxiliarão a lidar com conflitos futuros de forma bem mais assertiva.

Com serenidade e cuidado, será possível passar pela crise sem danos permanentes e, principalmente, de forma segura para todos!

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