Blog

Trabalho remoto com eficiência: como gerir times a distância

Trabalho remoto com eficiência: como gerir times a distância

08/04/2020

Muitas mudanças em muito pouco tempo: essa é a descrição quase unânime do cenário do brasileiro (compartilhado com diversos outros países) nos últimos dias.

A preocupação com a saúde pública e individual decorrente da pandemia do Coronavírus no país levou à necessidade de realizar adaptações urgentes ao estilo de vida em todos os âmbitos, o que incluiu modelos de trabalho.

Para manter negócios funcionando de forma segura e prudente, conforme recomendado pelos órgãos oficiais de saúde do Brasil e do mundo, muitas empresas encontraram no modelo de trabalho remoto (ou home office) uma solução viável e, em decorrência, precisaram buscar maneiras de implantá-lo em caráter emergencial.

Se a sua empresa já adotou o modelo, esse é o momento de analisar o trabalho que vem sendo feito e as possíveis melhorias que tornarão os processos mais eficientes e confortáveis para todos. Se a implantação ainda está sendo estruturada, cabe conhecer como o modelo pode funcionar melhor.

Acompanhe a seguir algumas dicas de como manter uma boa gestão mesmo a distância.

 

Defina uma metodologia de forma clara junto à equipe

Em primeiro lugar, é preciso entender que o melhor caminho para a gestão em um modelo home office não é simplesmente tentar manter processos como geralmente ocorre, e sim estudar maneiras de fazer adaptações viáveis e eficientes, mesmo que sejam temporárias.

Depois do estudo e definição, a preocupação deve ser transmiti-las de forma clara para a equipe - assim, o gestor se previne de insatisfações por conta de informações que não foram devidamente passadas ou compreendidas pela equipe.

Há alguns passos da rotina que poderão passar por tais adaptações:

     - Horários

A depender do modelo adotado pela empresa, pode ser difícil manter o controle sobre o horário dos funcionários e, em alguns casos, é válido até repensar essa cobrança, como em atividades que possam ser mensuradas por entregas/resultados e não por tempo de trabalho.

De qualquer maneira, esse é um ponto para tratar abertamente com os funcionários, e não para esperar que entendam implicitamente. Decidiu manter o mesmo horário do trabalho presencial? Explique para a equipe e, caso seja possível manter o uso do ponto eletrônico, solicite o cumprimento. Decidiu dar mais flexibilidade ao funcionário para que entregue suas demandas diárias sem exigir horário de trabalho padrão? Reforce como serão cobrados os critérios de rendimento e cumprimento de prazos.

     - Processos

Em modelos remotos, a orientação sobre os processos de cada setor para suas atividades deve ser redobrada.

É bem possível que algumas etapas precisem sofrer modificações, como acesso e disponibilização de arquivos em nuvem, realização de tarefas entre times diferentes, reuniões etc.

É responsabilidade da gestão construir o fluxo de trabalho adaptado para o modelo a distância e apresentá-lo detalhadamente, com todas as informações que orientam onde encontrar os arquivos, por onde se comunicar, onde informar o cumprimento de tarefas, entre outros processos internos. 

A principal maneira de manter esse controle é ter um arquivo compartilhado com a equipe que funcione como um “manual” dos fluxos, que fique disponível para consulta de todos em caso de dúvidas, afinal, há uma adaptação que pode levar alguns dias.

 

gestão de equipe em home office

 

Utilize ferramentas de maneira integrada

É bem possível que determinados processos da sua empresa já utilizem as facilidades de alguma ferramenta virtual, principalmente para gestão financeira e administrativa.

Mas quando se trata de trabalho remoto, há um universo ainda maior de boas ferramentas que auxiliarão nas mais diversas atividades e necessidades da rotina da empresa. É hora de fazer uso!

Eis alguns setores estratégicos que podem ser beneficiados pelo uso de ferramentas:

     - Gerenciamento de tarefas

As plataformas de gerenciamento de tarefas são excelentes parceiras para a equipe, já que servem justamente para otimizar o trabalho de todos, de modo a permitir maior controle e compartilhamento de informações entre segmentos de modo atualizado.

Caso a rotina presencial da empresa não conte com uma ferramenta de gerenciamento de tarefas, considere fazer a implementação durante o período de trabalho remoto. Quando a equipe consegue compreender a ferramenta e o que é esperado que cada um faça no espaço, rapidamente o gestor percebe a melhoria nas entregas e na integração entre os setores.

Algumas das ferramentas mais utilizadas no mercado são o Runrun.it, Asana, Trello e Pipefy, entre diversas outras.

     - Comunicação

Ainda que se trate do app de mensagens mais utilizado pelo brasileiro, manter todos os tipos de comunicação no WhatsApp pode gerar uma verdadeira confusão - tanto para gestor quanto para equipe.

Para maior controle, é possível contar com o apoio de outras ferramentas de comunicação úteis e adaptadas para o meio corporativo

O Slack é uma das plataformas de comunicação mais difundidas atualmente na rotina de muitas empresas brasileiras, principalmente por contar com integração com diferentes serviços, como Google Drive, Trello, Asana, Dropbox, entre outros.

Boa parte das plataformas de gerenciamento de tarefas conta também com espaços para a comunicação/envio de comentários e updates, e é possível orientar a equipe para que utilizem esses espaços para as conversas de trabalho, ao invés de abrir um bate-papo no WhatsApp que rapidamente pode dispersar.

Outro caminho possível é reservar o uso de apps especificamente para as comunicações corporativas, como o Telegram, e ainda reforçar as comunicações por e-mail, especialmente para o registro de etapas importantes de uma atividade.

O mais importante é, mais uma vez, orientar toda a equipe para centralizar as comunicações!

     - Reuniões online e videoconferências

Para manter a rotina de reuniões e calls em dia, vale fazer uso das variadas plataformas disponíveis, como o Zoom, Google Hangouts, Microsoft Teams, Skype, Viber etc.

No entanto, lembre-se de manter as reuniões objetivas e breves e de incentivar e dar espaço para a expressão de todos - reuniões em que só o gestor fala podem ser bastante desmotivantes para a equipe.

     - Compartilhamento de arquivos

Orientar a equipe quanto aos procedimentos para o compartilhamento e acesso de arquivos importantes a todos também é um passo importante para evitar a desorganização e consequente perda de informações.

É o momento de estudar a compra de licenças maiores de espaço em plataformas de armazenamento de arquivos em nuvem, como o Google Drive, One Drive e Dropbox. Mesmo que o momento seja de reter certos gastos, caso sua empresa trabalhe com grande volume de dados compartilhados, esse pode ser um passo importante para manter as operações funcionando corretamente e sem perdas.

 

Como gestor, desenvolva as habilidades de comunicação e empatia

Momentos delicados como o que estamos passando pedem do gestor mais do que a capacidade de manter as contas em dia. É preciso considerar que a situação atual pode afetar a saúde mental das pessoas de diferentes formas, deixando-as confusas e preocupadas. 

Além de um excelente líder para a equipe, um bom gestor mantém o olhar atento para a preocupação individual com cada pessoa, e é aí que as habilidades de empatia e de comunicação aberta são fundamentais.

Isso pode ser demonstrado ao se colocar disponível para sua equipe nos canais de comunicação e ainda demonstrar o interesse em saber como estão, tanto em relação às adaptações no trabalho quanto em sua vida. 

Pense em como essas trocas acontecem normalmente no dia a dia presencial e podem estar fazendo falta nesse momento a distância!

 

Redobre os momentos de follow-up individual e de time

Os follow-ups têm relação com as habilidades de comunicação faladas anteriormente, mas cumprem também um papel bastante estratégico para o gestor.

Em outras palavras, trata-se do esforço do gestor em manter o controle sobre todas as atividades que envolvem sua equipe. Mesmo que a empresa não tenha o hábito de realizar reuniões semanais de equipe no modelo presencial, é válido pensar nessa adaptação para o trabalho remoto. Por que?

Para o gestor, os follow-ups permitem passar ponto a ponto o status de cada tarefa e atividade entre equipes, de modo a reforçar prazos, identificar e solucionar gargalos, tirar dúvidas e otimizar os processos. Para a equipe, o contato direto com toda a equipe resgata a conexão com seus colegas e a gestão, o que gera maior incentivo e foco nas atividades.

Considere também realizar contatos individuais ou por setores, para uma comunicação ainda mais eficaz. Essa é uma oportunidade de saber se a metodologia adotada está sendo bem aceita e funcionando para todos.

Não se esqueça que um momento de adaptação é também um momento que pede flexibilidade - não se prenda a modelos que não estejam funcionando e escute os feedbacks de sua equipe para ir mais longe.

Com cooperatividade e confiança, é possível manter um bom trabalho!

 

Posts Relacionados

TBC: Como corrigir equipes que não resolvem problemas

TBC: Como corrigir equipes que não resolvem problemas

data 17/04/2019

Sua empresa tem enfrentado dificuldades por conta de uma equipe que vive jogando os problemas de um lado para o outro? Há uma técnica poderosa para melhorar o desempenho do seu time e resolver o “empurra-empurra” de uma vez por todas.

Continuar Lendo >>
O segredo da gestão de pessoas

O segredo da gestão de pessoas

data 11/02/2019

Para boa parte dos gestores, gerir pessoas é um dos maiores desafios encontrados na rotina na empresa. Mas de acordo com Jack Welch, a gestão de pessoas pode ser vista como a parte mais fácil da gestão. Entenda!

Continuar Lendo >>
Os 10% que você deve demitir

Os 10% que você deve demitir

data 17/12/2018

A capacidade de gerir pessoas é determinante para o sucesso de qualquer empresa. Identificar habilidades, incentivar o crescimento individual e motivar constantemente a equipe são algumas das atribuições de um gestor capazes de fazer a diferença em resultados efetivos para a empresa. Você já enfrentou dificuldades em manter ações nesse sentido na sua empresa ou mesmo em identificar o que pode estar travando seu desenvolvimento? Jack Welch pode te ajudar. Entenda!

Continuar Lendo >>

Agende uma apresentação agora mesmo!

Clique aqui