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Você precisa de um plano de ação

Você precisa de um plano de ação

06/12/2016

Todo mundo já passou por algumas situações bastante comuns, por exemplo: um gestor tem uma ideia clara sobre o novo produto ou serviço que deseja lançar. Já tomou todas as medidas necessárias, como formar um time (que inclusive está bastante motivado), já reuniu recursos e até traçou um planejamento estratégico. No entanto, na hora de realizar todo o plano, vários desafios inesperados aparecem, impasses de todos os tipos, e aí, como consequência, dúvidas surgem e acabam paralisando ações ou desanimando todos que estão envolvidos.

 

 

Se você já passou por uma situação parecida com essa, então temos algo a dizer, mas não necessariamente vamos oferecer respostas; pelo contrário, este é o momento de encarar algumas perguntas, antes de qualquer coisa:

 

1 – O que será feito?

2 – Por que será feito?

 3 – Onde será feito?

 4 – Quando?

 5 – Por quem será feito?

 6 – Como será feito?

 7 – Quanto vai custar?

 

 

Ao pensar no projeto a ser realizado, você consegue responder todas essas questões com clareza? São mais do que interrogações, todos esses pontos funcionam como um mapa capaz de direcionar o norte da onde se quer chegar, da maneira mais rápida possível e gastando a menor quantidade de recursos.

 

 

 

 

O que será feito?

A resposta aqui é bastante simples, trata-se do objetivo que se deseja alcançar. Melhoras na produção? Aumento das vendas? É importante que se tenha clareza sobre o que se pretende resolver. Quando um diagnóstico não é bem feito ou quando não se tem um foco muito bem definido, ter uma equipe motivada pode ser em vão.

 

 

Por que será feito?

Toda a sua equipe estará focada na realização de um projeto ou no comprimento de uma meta. Ou seja, muita energia, tempo e disposição sendo gastos com um objetivo. Quais os motivos que justificam tamanha empreitada e dedicação? Se essa questão não estiver bem resolvida, muito mais do que desperdício de tempo, no fim das contas, a falta de objetividade nesse ponto poderá impactar também o caixa da sua empresa.

 

 

Onde será feito?

Para além de onde o projeto será realizado, é importante entender que esse “onde” também tem a ver com qual departamento será o responsável final pelo projeto ou então se terá mais do que um responsável final ao longo de toda sua realização, a partir de eventuais mudanças previstas que forem acontecendo, de modo que em cada uma delas, um setor específico terá mais competência e sensibilidade para saber lidar com determinada fase, até a concretização do objetivo final.

 

 

Quando?

A definição de prazos é importante por que ela determina o alinhamento das entregas de todos os setores envolvidos em determinado projeto. Um prazo limite também funciona como um norte, dentro da lógica de tempo, e ajuda o gestor a monitorar o andamento dos trabalhos, a partir de eventuais atrasos ou adiantamentos das atividades. 

 

 

Por quem será feito?

Duas questões se destacam nesse ponto. A primeira delas é a capacidade de delegação. Em uma empresa, as lideranças jamais conseguirão entregar sozinhas qualquer demanda de grande porte. Portanto é preciso dividir de maneira estratégica as ações para todos os colaboradores. A outra questão é se o perfil de determinada tarefa está alinhada ao perfil de quem a executa. Quando esse erro de alinhamento acontece, muitos problemas podem surgir, como atrasos e desmotivação, por exemplo.

 

 

Como será feito?

É importante que todas as pessoas envolvidas no projeto conheçam todo o processo no qual ela faz parte, e não só o que lhe compete, sua função específica. Conhecer o processo ajuda a produzir o sentimento de envolvimento com o projeto, além de criar uma condição prévia de um colaborador poder substituir outro em caso de eventuais imprevistos que podem acontecer a qualquer momento.

 

 

Quanto vai custar?

Quando se segue minuciosamente as etapas anteriores, torna-se muito mais fácil definir este quesito. Despesas com equipamentos, pessoal, processos e etc fazem parte do custo do projeto e todas essas informações precisam ser muito bem definidas, até para que se tenha clareza da viabilidade financeira do investimento, já que ao final de tudo, qualquer iniciativa deverá produzir lucro.

 

 

5W2H

Talvez você esteja pensando que contextualizar todas essas perguntas com a situação do seu negócio não seja uma tarefa tão simples. Você tem razão, mas é possível; e mais do que isso, é necessário.  E já existe uma ferramenta bastante eficiente e eficaz que serve para orientar o gestor a construir e colocar em prática seu plano de ação. Trata-se da 5W2H.

 

 

 

 

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